Focus sur le job de chef de projets évènementiel - La Ruche par Wizbii Audrey est chef de projet événementiel en CDI pour l'agence à taille humaine Hors-Pair. Elle organise Team building, séminaires, voyages.
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"L’événementiel est passionnant mais les horaires peuvent être très lourds"

A 26 ans, Audrey est chef de projets évènementiel en CDI chez Hors Pair , agence à taille humaine basée à Suresnes qui organise séminaires, team building ou encore des voyages. Elle nous parle de son job et de son parcours !

Hello Audrey, peux-tu nous décrire ton parcours ?

Bonjour Sophie, après avoir obtenu mon Bac, j’ai voulu me diriger dans une filière commerciale me permettant d’avoir des connaissances dans différents domaines. J’ai ainsi obtenu un DUT Techniques de Commercialisation. Ce DUT m’a permis de me rendre compte de mes véritables centres d’intérêts : le tourisme et l’événementiel. J’ai donc effectué une licence professionnelle et un master portant sur le tourisme culturel et le commerce. J’ai effectué mon stage de fin d’études dans une agence événementielle située en région Parisienne. Suite à ce stage, j’ai été embauchée en CDD en tant qu’Assistante Chef de Projets, puis je suis passée rapidement Chef de Projets en CDI. Suite à un licenciement économique et à la fermeture de l’agence, j’ai eu une proposition de reclassement dans une agence événementielle. Je suis actuellement Chef de Projets chez Hors Pair.

Sur quels critères t’es-tu basée pour choisir cette entreprise ? J’ai toujours aimé travailler dans les entreprises à taille humaine, ayant des clients très variés permettant ainsi de traiter les dossiers de l’appel d’offre à la facturation. Je trouve ça très enrichissant et formateur. Hors Pair fait partie de ces entreprises.

Il y a beaucoup de candidats pour peu d’offres en évènementiel… Comment as-tu décroché cet emploi ?

Tout d’abord grâce à la mise en relation avec la directrice d’Hors Pair suite au licenciement économique, mais également grâce à la très bonne entente entre ma directrice et moi-même dès nos entretiens. Nous avons toutes les deux la même vision des choses et la même façon de travailler : du sur-mesure afin de satisfaire pleinement les clients. Le feeling est passé tout de suite.

Quelles sont tes missions ?

Mes missions sont :

- Réponse aux appels d’offres : recherches, conception de programme, élaboration de budgets et de présentations client - Gestion de projets dans leur intégralité : recherches, proposition, planification, repérages, gestion de prestataires et de participants, suivi de clientèle, réalisation, suivi budgétaire, facturation

- Supervision logistique : gestion des invitations et des inscriptions, hébergement, transport, restauration, décoration, technique, activité team building, rallye, road book, déroulé…

- Conception de supports : réalisation de documents d’information pour les participants, signalétique, road book… - Accompagnement de groupes - Management : stagiaires, assistant, accompagnateurs

- Développement commercial

Tu nous racontes nous une journée type ?

Nous commençons généralement par faire un point rapide sur les différents dossiers afin que l’une comme l’autre soyons à jour. N’étant que deux, il est très important que nous connaissions toutes les deux l’ensemble des dossiers. Mes journées sont ponctuées ensuite de mails, réalisations de présentations client, de devis, de recherches diverses et variées, de rendez-vous avec des prestataires…

Chaque journée est différente en fonction des dossiers.

Quels sont tes horaires ?

9h00-13h00 / 14h00-18h00 ou 18h30

Selon toi quelles qualités faut-il avoir pour être chef de projet évènementiel ? Il faut être organisé, logique, à l’écoute, autonome, créatif, dynamique, négociateur, souriant… Rien que ça !

Quels sont les « inconvénients » de ce métier ?

L’événementiel est un métier passionnant néanmoins les horaires peuvent être très lourds en fonction des périodes de l’année. Au sein d’Hors Pair les mois de mai, juin, septembre et octobre sont très chargés. Nous pouvons avoir jusqu’à 1 événement par semaine. Les agences événementielles sont toutes différentes, on peut-être amené à faire beaucoup d’heures. De plus, le salaire n’est pas très élevé en comparaison à d’autre branches de la communication .

Et ce que tu préfères ? Les relations humaines et réfléchir en permanence à la meilleure solution pour répondre à la demande du client. Pour conclure, quels conseils donnerais-tu à un étudiant qui souhaite se lancer dans l’évènementiel ? Etre passionné !! Sans passion, on ne peut pas travailler en événementiel et supporter les horaires de travail.

Merci Audrey d'avoir accepté de partager ton expérience ! Si vous cherchez un emploi en évènementiel, n'oubliez pas d'aller faire un tour sur Wizbii !

rédigé par :

Sophie Lebel

le 20 mai 2016

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