Une erreur de casting dans le choix d’un prestataire et c’est tout le projet qui est affecté.
Je pense que nous sommes nombreux à avoir, un jour, commis cette erreur.
Chez Fitizzy, il s’agissait d’une agence de webdesign qui nous aura fait perdre beaucoup de temps et de l'argent. Avec le recul, cette expérience nous aura servi de leçon et nous en avons retiré plusieurs enseignements que nous appliquons désormais pour toutes nos recherches de prestataires. Nous commençons évidemment par bien identifier notre besoin. Pour cela, nous rédigeons un cahier des charges très précis afin d’obtenir des devis vraiment en accord avec nos attentes. Plus le cahier des charges est précis, plus les devis le seront également. De plus, en cas de litige sur une partie de la prestation, cela permet de rappeler ce sur quoi vous et le prestataire avez convenu. Nous ajoutons dans ce document une présentation du projet et une date de livraison. Nous ne précisons pas le budget estimé dans le cahier des charges. Ce qui ne veut pas dire que nous n’avons pas un montant ou une fourchette en tête pour cette prestation. Les montants des premiers devis nous donnerons ainsi des indications sur l’exactitude de notre estimation et éventuellement sur la véritable valeur du travail que nous attendons. De plus, les montants proposés peuvent jouer dans la crédibilité que nous accordons aux candidats. Dans le même temps, nous constituons la liste des prestataires à qui nous enverrons ce document. Pour cela, nous sondons notre entourage et plus particulièrement les personnes qui travaillent sur des projets plus ou moins au même stade d’avancement que nous et avec des budgets équivalents. Nous considérons que lorsqu’une personne recommande un prestataire, c’est qu’elle-même a été satisfaite du résultat de la collaboration. Après avoir sélectionné entre trois et cinq prestataires potentiels, nous rencontrons les trois qui nous semblent les plus adaptés pour répondre à notre demande. Nous sommes particulièrement attentifs à leur type de structure (freelance, petite ou grosse agence, etc.) ainsi que leur façon de travailler. Ces rencontres prennent un peu de temps mais elles sont essentielles pour se faire une opinion solide sur le prestataire, pour qu’il comprenne le projet dans sa globalité et pour sentir si nous sommes bien sur la même longueur d’ondes. Vous allez probablement travailler avec, autant que ce soit dans de bonnes conditions et qu’il montre un certain intérêt pour le projet (voire même un intérêt certain!). Une fois que nous avons récupéré trois devis, nous les étudions dans le détail. Nous vérifions si la date de livraison des produits ou maquettes est bien indiquée et conforme à nos attentes.
Nous accordons également de l’importance aux conditions générales de vente afin de ne pas avoir de mauvaise surprise pendant la prestation. Nous avons eu le cas d'une agence nous proposant un devis dont le montant défiait toute concurrence mais qui facturait plusieurs centaines d'euros toute réunion de travail supplémentaire ! Si nécessaire, nous faisons un deuxième rendez-vous avec celui qui nous semble être le bon pour lui poser nos dernières questions avant signature. La signature d’un contrat avec un prestataire enclenche une relation de travail entre professionnels. Comme toute relation, l’écoute et le respect sont des composantes essentielles. Le succès de la prestation dépend non seulement du choix du bon partenaire mais également de l’implication et du travail que vous apportez. Pour la petite histoire, nous avons remplacé cette agence de webdesign par deux freelancers dont le travail est vraiment très bon ! Nous vous montrerons le résultat dans quelques semaines pour le lancement de fitizzy.com.