Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion des notes de frais ? - La Ruche par WizbiiAnciennement, les notes de frais se faisaient sous format papier, désormais vous pouvez faire cette demande sous format numérique grâce à un logiciel de gestion des notes de frais.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion des notes de frais ?

Dans chaque entreprise, des dépenses sont engagées de la part des employés dans le cadre de leur activité professionnelle : les déplacements, des repas d’affaires, les réservations d’hôtel… 

Ainsi, en tant que collaborateur, vous pouvez demander le remboursement de ces dépenses, il s’agit d’une note de frais. 

Anciennement, ces notes de frais se faisaient sous format papier, désormais vous pouvez faire cette demande sous format numérique grâce à un logiciel de gestion des notes de frais. 

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des notes de frais pour votre entreprise ? 

Gagner du temps dans la gestion administrative 

Avoir un logiciel de gestion notes de frais permet de gagner du temps, faciliter la tâche pour les collaborateurs et économiser du temps humain dans le personnel administratif. Car rien de plus embêtant que de chercher les reçus, ses justificatifs de paiement etc. Avec un logiciel doté d’un système d’OCR (Reconnaissance optique de caractères par la traduction d’images) vous pouvez simplement scanner votre reçu sur votre smartphone et le logiciel de gestion de notes de frais s’occupe de numériser et enregistrer vos dépenses professionnelles.  

Vous pouvez aussi sélectionner des fonctionnalités qui répondent aux critères de votre entreprise. 

Passer au format numérique plutôt que le format papier 

L’objectif d’un logiciel de gestion des notes de frais est le “Zéro papier”, plus écologique, actuel et qui s'inscrit parfaitement dans la politique la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de votre entreprise. 

Avec cette solution numérique de gestion des notes de frais, vous pouvez dire au revoir à la collecte manuelle des documents et justificatifs, ainsi qu’au classement des papiers nécessitant un lieu de stockage et d’archivage physique. 

Grâce à cette solution numérique, vos justificatifs sont stockés au format PDF dans un SAE (Système d'Archivage Électronique) en conformité avec les règles décrites par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales. 

Ce logiciel est opposable à l’URSSAF et à l'administration fiscale. 

Automatiser la gestion de vos dépenses 

Cette solution moderne et efficace est basée sur l’IA et compatible avec tous les SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines) du marché, les ERP comptable (outil central pour les entreprises), CRM (Gestion de la relation client) et d’autres qui permettent d’optimiser la gestion de vos notes de frais. 

Récolter et sécuriser les données 

Grâce à l'intelligence artificielle, vous pouvez détecter les anomalies et les fraudes sur les notes de frais. Ainsi tous les reçus et factures sont traités automatiquement sans erreurs, ce qui assure la qualité des données et optimise les contrôles à chaque étape de la validation.

Pour vous aider dans la gestion de vos notes de frais, nous vous conseillons l’outil Jenji qui vous propose une solution intuitive et collaborative pour vos employés afin de gagner du temps et vous concentrer sur d’autres tâches administratives ! 

rédigé par :

Maryam Orion

le 04 janvier 2021

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