Qui a dit qu'il n'était pas possible de suivre un projet à plusieurs à distance ? Il est vrai qu'il y a quelques années encore, pour restituer ne serait-ce qu'un projet de groupe, il fallait s'organiser trois mois à l'avance pour savoir qui ferait quoi, quand et comment. Heureusement ce temps là c'est fini. Désormais travailler ensemble de façon plus organisée et productive, même à distance, c'est possible et ce grâce à un outil indispensable au travail collaboratif : Planzone !
1- Pouvez-vous présenter brièvement Planzone ? Planzone est un logiciel de gestion de projet collaboratif qui aide les professionnels à mieux organiser leur travail quotidien et à suivre la progression de leurs projets. Il s’adresse particulièrement aux managers et à leurs équipes de tous secteurs d’activité. Planzone permet à ces utilisateurs de mieux travailler ensemble sur une base commune et collaborative.
2- Aujourd'hui quels sont les enjeux de votre métier ? La plupart des organisations continuent d’échanger leurs documents et d’envoyer des tâches à faire par emails, ou utilisent encore des fichiers Excel pour structurer leur quotidien et gérer leurs projets. Selon une étude réalisée par Adobe auprès de 1 600 cadres en Europe et aux Etats-Unis, ces derniers passent un temps considérable à traiter leurs mails. Au top du classement, les Américains en passant 6,3 heures par jour et les Français avec 5,6 heures. Les outils bureautiques n’imposent pourtant pas de cadre spécifique dans la manière de travailler : vous avancez sans visibilité sur les tâches et les problématiques de vos équipes C’est pourquoi de nouvelles formes d’organisation du travail voient le jour, comme le concept du travail “en mode projet”. Ce mode de fonctionnement conduit à faire travailler ensemble et de façon coordonnée des ressources de différents métiers et différents services, voire même délocalisées, pour atteindre un objectif commun.
3- Dans ce contexte, quelles réponses proposez-vous aux problématiques de vos clients ? Avec Planzone, tous les utilisateurs sont rassemblés dans un espace de travail collaboratif sécurisé sur Internet, et peuvent travailler plus efficacement ensemble, en suivant une méthodologie, un calendrier et des objectifs partagés de tous. Ainsi, tous les échanges sont centralisés et rien ne sort du contexte du travail. Les managers suivent plus facilement la progression du travail de leur équipe grâce à la corrélation entre la planification initiale du projet et les évolutions qui en découlent. Quant aux collaborateurs, ils savent en permanence où ils en sont dans leur travail. Ils maitrisent mieux leurs délais et échangent plus facilement avec l’équipe. Avec un outil collaboratif, l’information n’est pas polluée par des flux sans rapport avec le projet. Cette focalisation permet aux utilisateurs de se concentrer uniquement sur leur travail et d'être ainsi beaucoup plus productifs et réactifs.
En bref, Planzone contribue à améliorer la productivité et la communication entre les équipes, en leur permettant notamment :
♦ D’être plus structuré : tout le monde sait en temps réel ce qu’il doit faire, pour quand et avec qui et dispose de tous les éléments contextuels pour avancer sereinement. ♦ D’avoir un accès immédiat à l’information dont elles ont besoin : tous les éléments liés au travail de l’ensemble des collaborateurs sont centralisés dans un espace unique (tâches, documents, discussions, calendriers) et orientés sur un objectif commun. ♦ De mieux suivre l’évolution de leurs projets : il est facile de planifier ses projets et d’anticiper les éventuels retards. Les projets se mettent à jour en temps réel selon l’avancement du travail de chacun. ♦ De se libérer l’esprit : Tout ce qui accapare l’esprit est stocké et traitable dans un système numérique auquel elles peuvent se fier sans réserve.
4- Quels sont ses atouts différenciateurs par rapport à d'autres solutions existantes ? La nouvelle version de Planzone tente de répondre aux problématiques de l’univers de la gestion de projet, mais aussi aux difficultés que l’on rencontre dans notre quotidien professionnel. Il s’adapte donc aussi bien aux besoins des responsables (planification, suivi en temps réel, reporting) qu’à ceux des membres de l’équipe (quoi, pour quand, avec qui). Pour se faire, nous sommes revenus aux fondamentaux : les éditeurs ont longtemps fait la course aux fonctionnalités (celui qui en a le plus est le meilleur), les outils deviennent donc vite des usines à gaz qui sont très peu utilisés ; ils ne dégagent pas le ROI espéré. Nous avons donc fait le choix de nous concentrer sur un produit simple qui répond à 80% aux besoins réels des sociétés d’aujourd’hui, avec des fonctionnalités puissantes mais compréhensibles par tous.
Voici quelques exemples de fonctionnalités :
♦ Un planning de projet sous forme de diagramme de Gantt mis à jour en temps réel ♦ Une gestion de ressources pour visualiser surcharges et disponibilités de chacun ♦ Une gestion de tâches avancée à plusieurs variables (date de début, de fin, contraintes…) ♦ Un stockage et une centralisation des documents de travail ♦ Un espace Wiki pour partager les bonnes pratiques ♦ Une messagerie collaborative pour commenter les éléments d’un projet ♦ Un tableau de bord pour une synthèse dynamique de chaque projet ♦ Un système de filtres et de tris très puissant pour ne visualiser que l’information nécessaire à l’instant T.
Les évolutions de cette version se sont basées sur deux ans de retours d’expérience client, elle répond donc à des besoins réels. Enfin, nous disposons d’une équipe française dédiée à l’accompagnement de nos utilisateurs, à tous les stades de leur expérience client. Nous offrons des démonstrations personnalisées pendant leur période de test, l’accès à notre support technique, et surtout des formations sur-mesure qui les aident à structurer leur projet dans l’outil. 5- Quels sont vos futurs projets ? Nous sommes en train d’investiguer auprès de nos clients pour connaître les modules et fonctionnalités qu’ils aimeraient voir dans Planzone. Nous pensons notamment au développement d’une API pour renforcer l’intégration avec d’autres outils type ERP ou CRM. Pour répondre à la demande de nos clients internationaux, nous avons développé l’outil en plusieurs langues en ajoutant dernièrement le chinois. Moins de perte de temps et plus de productivité donc grâce à Planzone, un logiciel qui offre plus de visibilité sur le travail des équipes et permet un travail collaboratif plus efficace. Et pour en savoir plus sur Planzone, découvrez cette vidéo :