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L'archivage des documents de l'entreprise relève d'une obligation légale à laquelle chaque organisation doit se conformer sous peine de se voir appliquer une sanction en cas de contrôle. Assurer la bonne conservation des documents présente en effet de nombreux enjeux non seulement légaux et juridiques, mais aussi stratégiques. Elle assure la pérennité de la structure dans la mesure où elle garantit une meilleure continuité des activités grâce à l'existence des archives. De plus, elle permet de disposer de preuves écrites permettant de se protéger en cas de contentieux.
Bien conserver les documents imprimés de votre entreprise nécessite donc le choix d'une solution fiable permettant non seulement de se mettre en conformité avec la réglementation, mais aussi de répondre aux autres enjeux. Quelles sont les solutions les plus efficientes pour conserver les documents imprimés de l'entreprise ? Nous vous détaillons ci-après les bonnes pratiques à observer pour un archivage des documents imprimés dans les normes.
Conservation des documents d'entreprise : les bonnes pratiques à observer
Malgré l'essor de la digitalisation et de la numérisation des documents en entreprise, certaines recourent encore à l'impression papier pour des raisons stratégiques ou par choix. La conservation sous format papier doit garantir le rangement, le tri, le classement et la sécurisation des documents et ainsi, un archivage en bonne et due forme. Raison pour laquelle les dirigeants ont intérêt à adopter les solutions adéquates.
De l'importance de la politique d'impression des documents dans l'entreprise
Conserver les documents sous format physique implique l'impression de ces derniers, un procédé qui doit obéir à une politique préalablement définie dans l'entreprise permettant de maîtriser les coûts et de garantir la sécurité et la confidentialité des documents.
La mise en œuvre d'une politique d'impression des documents constitue aussi un moyen d'instaurer de bonnes pratiques auprès de vos salariés. Ces derniers peuvent en effet être sensibilisés à imprimer de manière plus responsable, ce qui constitue une démarche écologique, tout en veillant à la sécurisation de la documentation d'entreprise.
L'importance de la politique d'impression est qu'elle permet de rationaliser les coûts grâce à une consommation de papier, de toner, d'énergie… plus maîtrisée. Elle peut aussi garantir un meilleur accès à l'impression des documents pour les salariés en mobilité, et assurer l'efficacité du procédé de manière à ce que la documentation soit plus facile à conserver par la suite.
Vous pouvez par exemple définir dans cette politique l'importance d'imprimer les documents puis de les relier afin de faciliter leur classement et leur rangement, mais aussi de mieux les protéger de la dégradation.
Remarquez qu'il est possible de faire imprimer des documents auprès d'un prestataire externe spécialisé, ce qui peut être une option envisageable pour certains types de documents comme les supports marketing par exemple ou pour les PME qui ne disposent pas encore de l'équipement nécessaire. Ces professionnels seront à même d'imprimer tout type de documents (mémo, schéma explicatif, affichette…) sous tous les formats : A4, A3, A5, A6, en orientation portrait ou paysage, recto verso ou non. Vous pourrez également choisir parmi quatre types de papier différents, selon le type de grammage et le rendu que vous recherchez pour diffuser votre message :
- papier recyclé à partir de fibres 100% recyclées
- papier couché mat
- papier couché brillant
- papier satiné
Bien conserver les documents imprimés : les bons gestes à adopter
La définition d'une politique d'impression est le premier pas vers une meilleure gestion des documents imprimés de l'entreprise. Le second consiste à instaurer de bonnes pratiques pour assurer un archivage dans les normes.
Comme pour l'impression, elle doit faire l'objet d'une stratégie de gestion dans laquelle seront définis : les moyens d'identification et d'authentification des documents, les moyens de stockage à utiliser, les modalités de conservation et de consultation des documents d'archives ainsi que leur classement final.
La première chose à faire est donc d'identifier les documents à archiver afin de pouvoir les regrouper selon un critère défini, puis de les stocker dans un rangement dédié. Les rangements habituellement utilisés pour ce faire sont : les bacs de stockage, les racks de stockage, l'armoire, les pochettes, les classeurs, les caisses d'archives, etc.
Quel que soit le type de rangement choisi, il doit être conçu spécialement à cet effet afin de garantir l'intégrité des documents tout en permettant la consultation régulière de ces derniers en cas de besoin. Pour cela, les feuilles ne doivent être ni serrées ni trop espacées.
Pour éviter ce désagrément, sachez que la reliure constitue un bon moyen de regrouper les documents sans s'encombrer avec les pochettes et les chemises, mais aussi les élastiques et les autres éléments métalliques.
Il sera essentiel également de disposer d'un local consacré à l'archivage des documents de l'entreprise de manière à ne pas exposer des documents à la lumière, l'humidité et la poussière. Il faudra donc éviter les lieux humides et poussiéreux comme les remises, la cave ou le grenier, d'autant plus que la salle d'archive doit être facilement accessible à toute personne souhaitant consulter les documents. Vous devez également veiller à ce que cette salle soit fermée à clé et que l'accès aux documents soit réglementé et donc soumis à autorisation.
Quelles solutions de conservation de documents adopter ?
Il existe quelques solutions auxquelles vous pouvez recourir pour faciliter la conservation de vos documents papier. En voici quelques-unes.
L'externalisation de l'archivage : une solution à considérer
La conservation et l'archivage des documents d'entreprise sont des tâches qui engagent du temps et des moyens. Elles nécessitent de nommer un responsable, d'y consacrer un local, de s'équiper avec des rangements… Pour mieux gérer les coûts, mais aussi pour gagner du temps, certaines entreprises prennent alors le parti d'externaliser l'archivage auprès d'un prestataire qui s'occupera de la collecte et du triage des documents, ainsi que de leur stockage et leur classement.
À savoir que l'externalisation permet de profiter d'une étude personnalisée du fonds d'archive de l'entreprise afin de définir ses besoins en matière de volume de stockage, de types de documents, de fréquence de consultation, etc.
Le prestataire définit la procédure d'archivage des documents, il les conserve ensuite dans des rangements adaptés dans des sites de conservation répondant aux normes réglementaires et aux techniques relatives à la procédure d'archivage des documents et les met à votre disposition dans vos locaux à la demande.
Enfin, il s'occupe de la destruction des archives au terme de la durée légale et fournit dans ce cadre un certificat de destruction.
La numérisation des documents
Si l'archivage papier a encore de beaux jours devant lui, rien ne vous empêche de le coupler à la numérisation des documents, qui est une solution des plus pratiques également pour les conserver efficacement.
Face au défi que représentent le stockage des documents au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise et les nouvelles exigences émises dans la réglementation sur la protection des données, la numérisation est un mode de conservation de document vers lequel se tournent de plus en plus d'entreprises.
Cette solution offre l'avantage de supprimer la problématique liée à l'espace de stockage des documents dans les locaux et de permettre l'économie des ressources : papier pour l'impression, encre, énergie pour le fonctionnement des imprimantes, etc. Par extension, elle fluidifie donc les procédés tout en permettant de maîtriser le budget consacré à l'archivage dans l'entreprise.
La numérisation est aussi une solution permettant de mieux sécuriser les documents grâce à la limitation des accès, la gestion des autorisations, le chiffrement de bout en bout… Elle garantit une meilleure conformité avec la réglementation relative à la protection des données sensibles et permet même la récupération en cas de problème.
L'obligation légale de conservation des documents de l'entreprise
La conservation des documents de l'entreprise relève d'une obligation légale émise dans les différents Codes existants, du Livre des procédures fiscales, du Règlement du Parlement Européen…
Ces textes fixent les délais de conservation qui sont définis en fonction de la nature du document, à savoir que l'obligation concerne les documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux.
Les documents fiscaux
Les documents fiscaux de l'entreprise doivent être conservés pendant un délai de 6 ans durant lequel l'administration peut procéder à des contrôles. Il s'agit plus précisément des documents relatifs à l'impôt sur le revenu, la valeur ajoutée des entreprises, la TVA, la cotisation foncière, les bénéfices non-commerciaux, les impôts directs locaux, etc.
L'obligation de conservation de ces documents est précisée dans les dispositions de l'article L102B du Livre des procédures fiscales.
Les documents sociaux
Le délai de conservation des statuts de la société est de 5 ans à compter de la radiation de la société. Les convocations, les rapports et autres documents produits dans le cadre des réunions du conseil d'administration quant à eux, seront conservés pendant 3 ans.
Enfin, vous devez conserver les documents relatifs au compte annuel de l'entreprise pendant 10 ans.
Les documents civils et commerciaux
Vous devez conserver les déclarations en douane pendant 3 ans, les contrats commerciaux, les documents relatifs au transport de marchandises ainsi que les documents bancaires (relevés, talon de chèque…) pour un délai de 5 ans.
Les factures, les contrats électroniques et les correspondances commerciales seront conservés pendant 10 ans, tandis que la durée de conservation des contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers elle, est de 30 ans.
Les documents et pièces comptables
Le délai de conservation des livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, factures diverses…) est de 10 ans.