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Business : comment optimiser la gestion du poste client avec l'affacturage ?

L'affacturage est une solution de financement à court terme permettant aux entreprises de contourner les délais de règlement de leur clientèle. Pour ne pas reposer sur le règlement de leurs clients ou en cas d'indisponibilité de trésorerie, certains professionnels optent pour cette solution également appelée "factoring". L'un de ses avantages réside dans le fait qu'elle facilite la gestion du poste client. Dans certains cas, elle peut même complètement la prendre en charge.

La gestion du poste client

Le poste client est un actif important pour toute entreprise. Il est constitué des créances en attente de règlement (dont celles en retard de paiement). Il est comptabilisé dans plusieurs documents, comme le livre journal, le journal des ventes ou la balance âgée.

Ce financement est une source de trésorerie nécessaire pour le cycle d'exploitation d'une entreprise. La gestion du poste client implique le suivi de l'ensemble des créances, de l'émission de factures jusqu'à leur encaissement, voire parfois au recouvrement. Pour éviter que l'entreprise ne s'expose à une dépréciation de son poste client, ce dernier peut être garanti au moyen d'un contrat d'assurance-crédit.

Ce qu'il faut savoir sur l'affacturage

Parmi les principaux moyens de financement du poste client figure l'affacturage. De nombreuses entreprises choisissent alors, grâce à l'affacturage, de déléguer à un "factor" la gestion de l'encaissement, de la relance et du recouvrement à un factor. Cet organisme financier, également appelé société d'affacturage, gère donc votre poste client dans le cadre d'un contrat spécifique dit d'affacturage. Il convient de noter que l'affacturage a été officialisé en France suite à l'arrêté du 29 novembre 1973 relatif à la terminologie économique et financière paru au Journal Officiel du 3 janvier 1974.

Le concept de l'affacturage

L'affacturage représente le rachat des factures d'une entreprise par un établissement financier (aussi appelé société d'affacturage ou factor). Il permet à cette première entreprise de résoudre son besoin en fonds de roulement, sans avoir à attendre ou à relancer ses clients pour qu'ils payent leur dû.

Le factor prend pour lui :

  • le risque de crédit,
  • le risque de change (en cas de paiement en devises),
  • la gestion du recouvrement,
  • le recouvrement effectif du crédit.

Le factor peut également informer le client de la santé financière de ses débiteurs et refuser de traiter leurs créances. En termes juridiques, le transfert de propriété des factures en créances oblige le factor à endosser le recouvrement des paiements. Cette transmission de créance (subrogation) est encadrée par les articles 1249 à 1251 du Code civil. S'il est d'abord surtout réservé aux entreprises en difficulté, l'affacturage est ouvert à toutes les structures en BtoB depuis les années 2000, en France et à l'international.

Les factures sont généralement "payées" par le factor dans un délai pouvant varier entre 8 heures et quelques jours. Certains prévoient même de verser leur montant dès réception des factures. L'affacturage ressemble beaucoup au rachat de crédit bancaire dans son fonctionnement.

Le fonctionnement

Le factor "rachète" en quelque sorte les factures ou les créances à l'entreprise. Il finance ces factures en appliquant un taux d'intérêt et une commission sur le montant des factures. On notera que cela concerne uniquement les factures non échues en BtoB ou adressées aux pouvoirs publics. En effet, l'affacturage ne concerne pas les factures des particuliers. Toute entreprise qui génère des créances commerciales (comptes clients avec délais de paiement) est éligible à l'affacturage.

Si une entreprise signe un contrat d'affacturage (standard) avec un factor, elle a l'obligation d'en informer sa clientèle. C'est en effet directement au factor que la clientèle devra adresser le paiement. Cette indication peut être effectuée en intégrant une mention spécifique sur vos factures ou en faisant parvenir une lettre à vos clients.

Le montant de l'affacturage est déplafonné et varie entre 80 % et la totalité du montant des factures (selon l'établissement). Le pourcentage est généralement fixé au cas par cas en fonction de chaque client pour limiter les risques d'impayé. Les sommes peuvent être versées par chèque, par virement ou par billet à ordre.

Le factor se constitue un fonds de garantie pour se protéger du risque de recouvrement. Il s'élève généralement à 10% des créances et la somme est restituée au client, une fois que le factor a récupéré tous les paiements.

Le tarif se rapproche quant à lui de celui des découverts standards. Il est directement prélevé sur le coût de la créance. Il peut se présenter sous la forme d'un pourcentage ou être forfaitaire (calculé en fonction du chiffre d'affaires). Le tarif est composé de la commission de financement anticipé et de la commission d'affacturage (parfois remplacée par les frais de dossier et de gestion), représentée par un pourcentage se situant autour de 1,5%. Ces commissions correspondent au service rendu et au déblocage des fonds avancés. À partir de l'échéance des factures de son client, le factor peut commencer ses campagnes de recouvrement.

L'affacturage permet de suivre les performances et l'activité des entreprises, ce qui est particulièrement intéressant pour les TPE, les PME et les entreprises récemment créées. Sous certaines conditions, l'affacturage peut aussi être appliqué aux autoentrepreneurs, aux start-ups et aux professions libérales.

Les différents types d'affacturage

Dans sa forme classique, l'entreprise confie ses factures en créances à une société d'affacturage. Cette dernière les lui règle à une certaine hauteur pour renflouer son fonds de garantie. En affacturage semi-confidentiel (aussi appelé affacturage notifié non géré), le factor ne prend plus le recouvrement des factures en charge. Les clients ont donc l'obligation de payer l'entreprise, et non la société d'affacturage.

L'affacturage confidentiel (ou non notifié) permet à l'entreprise de conserver la gestion du poste clients. Le contrat entre le factor et l'entreprise reste donc confidentiel, comme son nom l'indique. Enfin, dans l'affacturage inversé (ou reverse factoring) le factor est lié aux fournisseurs de l'entreprise cliente par un contrat qui l'engage à payer leurs factures directement.

Les avantages de cette solution

On peut dire que l'affacturage est non seulement une technique de financement, mais aussi une technique de gestion à part entière qui présente de nombreux avantages.

Source de financement

Le premier avantage de l'affacturage est le financement qu'il permet de débloquer. Il donne accès à des sommes existantes et liées à des factures que la société a elle-même émises. Plutôt que d'attendre l'échéance de règlement, entre 45 à 60 jours à partir de la date d'émission de la facture, l'entreprise peut "vendre" ces sommes à un factor pour disposer de fonds en très peu de temps, qui viendront compléter les crédits bancaires traditionnels. L'entreprise n'est donc pas obligée d'attendre le paiement des factures pour disposer de capacités de financement ou de liquidités sur le court terme. Ces fonds peuvent alors être utilisés pour les commandes de l'entreprise et pour lui permettre de poursuivre son cycle d'activité.

L'affacturage est particulièrement intéressant pour les entreprises qui vendent à crédit. Elles reçoivent les liquidités, que le factor récupèrera pour lui chez ses clients avec les échéances. Le financement est débloqué en très peu de temps, parfois même à la réception des factures chez certains factors.

Protection contre les impayés

L'affacturage protège d'ailleurs des factures impayées. Ce point est crucial quand on sait que les créances non payées sont la cause de fermeture de très nombreuses entreprises en France. L'affacturage prévoit une protection à ce niveau en garantissant le risque d'insolvabilité des débiteurs. Même si l'insolvabilité d'un débiteur est avérée, l'entreprise sera toujours indemnisée par le factor. Ce dernier prend donc le risque d'impayé pour lui.

Délocalisation de la gestion du poste clients

Quand les factures sont cédées au factor, il prend lui-même en charge leur financement et la gestion du poste clients et offre le service "garantie contre les impayés". En ce qui concerne la gestion du poste clients, il doit se charger de la vérification des paiements, il impute les règlements, il effectue les relances et le recouvrement des créances. Sans avoir la charge de ces tâches de gestion, les effectifs de l'entreprise peuvent alors concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier.

Autres avantages

Pour l'entreprise, l'affacturage élimine les comptes débiteurs, ce qui améliore les ratios d'endettement et la trésorerie, tout en réduisant les frais liés à la gestion du poste clients. Elle bénéficie également d'un outil de renseignement commercial : la santé financière de ses clients est automatiquement évaluée par le factor, qui lui fait ensuite parvenir.

Malgré des coûts relativement élevés, il est prouvé que l'affacturage permet de réduire les coûts financiers grâce à une économie d'échelle. On réduit notamment les charges du personnel et les frais d'assurance. On notera également que l'affacturage est une alternative plus intéressante et plus sécurisée que d'autres formules financières. Il n'y a pas de plafonnement et la garantie non-paiement est automatique. Le factoring est ouvert aux jeunes entreprises n'ayant pas de bilan pour le moment.

En freinant les risques de créances irrécouvrables et en réduisant les non-paiements, l'affacturage permet plus de visibilité dans sa trésorerie. La planification se fait plus sereinement, grâce à cette visibilité et surtout par la présence de cette capacité accrue de financement.

L'importance du choix de la société d'affacturage

L'affacturage se décline en plusieurs versions et les entreprises factors sont très nombreuses sur le marché. Pour aider les entreprises à mieux identifier les offres des différents acteurs, nous conseillons généralement d'utiliser un comparateur. Certains critères devront toutefois être pris en compte au moment de choisir une société d'affacturage. Intéressez-vous aux coûts qui pourraient être à première vue cachés et aux différents frais qui vont se greffer aux deux principales commissions.

Il faut également savoir que les factors sont parfois spécialisés dans un secteur, un domaine d'activité ou une certaine taille d'entreprise. Cette expertise leur permet de proposer les meilleurs tarifs et de parfaitement maîtriser leur factoring. De la même manière, si votre entreprise travaille à l'international, vous aurez tout intérêt à vous tourner vers un factor qui maîtrise ces problématiques.

Les entreprises qui possèdent de très nombreuses créances pourront négocier les frais en profitant des économies d'échelle. Enfin, un autre critère dont il faudra tenir compte est la performance de la gestion du poste client.

De manière générale, passer par un courtier d'affacturage ou un comparateur vous permettra de savoir quels types de factors et de contrats sont les plus adaptés pour vous. Dans certains cas, on vous conseillera un indépendant. Dans d'autres cas, se tourner vers une société liée à un établissement bancaire apportera un aspect "sécurité" très intéressant.

Les inconvénients de l'affacturage

Malgré quelques inconvénients non négligeables, l'affacturage est une solution qui séduit de plus en plus d'entreprises. Ils sont notamment attirés par la perspective de s'éloigner de l'endettement pour continuer à fonctionner. De plus, il s'agit de sommes qui leur sont dues, et non d'un crédit.

Des coûts élevés

Il s'agit là de l'inconvénient majeur de l'affacturage. Avec un pourcentage minimal se situant autour de 0,5%, cette solution n'est pas toujours envisageable pour les entreprises qui ne dégagent pas de marges importantes. Le tarif forfaitaire n'est pas vraiment plus intéressant, car il constitue une dépense conséquente qui peut véritablement peser sur le budget de l'entreprise.

Une longue durée d'engagement

La plupart des factors imposent une durée d'engagement relativement longue (généralement un an) et peu flexible. De plus, une caution personnelle pourra être demandée au dirigeant.

Une mauvaise perception de la part de vos clients

Le fait de passer par une autre société pour les paiements peut étonner, voire contrarier certains de vos clients. Avoir recours à l'affacturage a parfois contribué à dégrader les relations commerciales entre une entreprise et sa clientèle. Les factors peuvent en effet employer des méthodes moins douces que celles auxquelles vos clients sont habitués, en particulier pour le recouvrement. Ce changement d'ambiance peut mettre de la distance entre vous et votre clientèle, ce qui peut pénaliser vos futures relations commerciales. C'est pour cette raison que de nombreuses entreprises choisissent de garder la main sur le recouvrement, en optant pour un affacturage notifié non géré (ou semi-confidentiel).

Un poids administratif relativement lourd

L'affacturage oblige déjà une entreprise à sélectionner les créances, mais aussi à informer sa clientèle du contrat qui la lie au factor. Il faut aussi souligner que les contrats en affacturage peuvent être relativement compliqués (en dehors des produits forfaitaires qui sont plus simples). Passer par un courtier ou un comparateur vous aidera à comprendre les tenants et les aboutissants d'un contrat d'affacturage.

rédigé par :

Léa Beli

Publié le 15 octobre 2021

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