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La révolution numérique poursuit son cours avec la modernisation des services du gouvernement. De nouvelles règles sont instaurées pour les entreprises, en particulier pour les artisans du bâtiment dans le but de les contraindre à basculer leurs activités dans le numérique, et ce, du moins partiellement. Parmi les mesures à entreprendre, il y a notamment la dématérialisation de factures. De quoi s'agit-il au juste ? Découvrez tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet dans cet article.
La facturation numérique en quelques mots
Comme son nom l'indique, une facture électronique est tout simplement une facture émise et reçue sous format électronique. L'entreprise doit garantir l'authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et la totalité de son contenu. De plus, il est à noter que les obligations valables pour une facture papier le sont pour la version numérique. En effet, le document doit contenir toutes les mentions légales précisées par l'article L.441-3 du Code du commerce : identité de l'émetteur et du destinataire, date, numéro de facture, désignation du produit/service, quantité, date de la prestation/vente, numéro et taux de TVA, montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.
Facturation numérique : s'équiper d'un logiciel de devis pour les artisans
C'est dans le cadre du projet de loi Finances 2020 que la facturation électronique a été mise en place. Celui-ci vise à contraindre les sociétés, en particulier les artisans du secteur du bâtiment, à dématérialiser leurs factures. Ce procédé a pour objectif d'optimiser le fonctionnement général des entreprises, de mieux encadrer leurs activités et de mieux protéger les consommateurs. Son but est également de renforcer la lutte contre la fraude fiscale.
D'après l'article 56 de la loi Finances 2020, l'adoption progressive de la facturation électronique est prévue entre les années 2023 et 2025. Cette mesure s'accompagne de la transmission des données à l'administration fiscale. Néanmoins, les structures les plus modestes sont assez réticentes à la vue de cette nouvelle mesure. En effet, les artisans qui sont peu habitués à utiliser les outils numériques considèrent la dématérialisation des factures comme une contrainte. Ils se doivent d'investir dans du matériel dédié ou solliciter les services de comptables externes, ce qui constitue une charge supplémentaire. Cela dit, il est possible de dématérialiser en toute simplicité les factures grâce à un logiciel de devis gratuit et profiter de nombreux avantages.
Les avantages de la facturation numérique
Les bénéfices de la facturation électronique sont nombreux. Tout d'abord, ce processus permet de générer les factures très rapidement, de réduire les délais de réception et de paiement parce qu'il y a moins de tâches administratives. En effet, cela permet d'automatiser les procédures comptables. De plus, c'est rentable. En plus de l'envoi gratuit, vous économiserez considérablement du papier. L'archivage des documents est également plus facile.
Par ailleurs, la facturation électronique est plus sécurisée que la facturation sur papier. Il n'y a aucune erreur de saisie et le suivi de transmission se fait en totale transparence. Cette mesure permet également de renforcer l'efficacité des équipes, car elle vous donne la possibilité d'identifier à tout moment les factures envoyées, payées et impayées et ainsi envoyer automatiquement des rappels.
Les paiements pourront être enregistrés automatiquement grâce à l'association du logiciel comptable et bancaire avec celui de la facturation. De cette façon, vous pourrez exploiter efficacement les statistiques relatives aux paiements et améliorer votre stratégie d'entreprise.
La dématérialisation des factures, une lutte contre la fraude fiscale
En plus de simplifier la vie des entreprises, le principal objectif de la facturation électronique est de lutter efficacement contre la fraude fiscale. Cette mesure entraîne la suppression totale des fausses factures, des arrangements sans traces, des factures perdues avec impossibilité de délivrer de duplicata.
De plus, il est important de savoir que les administrations fiscales peuvent consulter les factures électroniques lors de différents contrôles. Le travail des agents du fisc sera ainsi allégé. Il sera plus facile pour eux de mettre en évidence les incidents comptables. La facturation électronique se présente donc comme un moyen efficace et peu onéreux pour l'État de récupérer partiellement la fraude fiscale estimée entre 20 et 100 milliards d'euros en France.
Les logiciels de devis et facturations spécifiques pour les artisans du bâtiment
Il existe de nombreux logiciels de devis et de facturations spécifiques et dédiés aux artisans du bâtiment. L'utilisation de ces outils est beaucoup plus pratique que le fait d'établir les factures sur Excel qui n'est d'ailleurs pas fait pour cela. Avec ces logiciels dédiés aux professionnels du secteur du BTP, la création de devis et de factures est simple et se fait en un clic.
Il en va de même pour le suivi des documents et des clients. Vous remporterez ainsi plus de devis en faisant rapidement des documents clairs, structurés et professionnels. De plus, vous avez la possibilité de créer et de gérer automatiquement les bases d'ouvrages.
Le suivi du CA et des tableaux de bord sont actualisés en temps réel. En effet, ces logiciels enregistrent automatiquement vos matériaux et ouvrages. Ils peuvent même vous proposer une base d'ouvrages pré-définis. Comme tous vos devis, factures, clients et matériaux sont regroupés au même endroit, vous gagnerez en efficacité dans l'exercice de vos activités et pourrez répondre rapidement aux demandes de la clientèle. Ces logiciels sont accessibles depuis n'importe quel écran.
Que vous soyez sur PC, sur Mac, sur iPhone, sur iPad, sur tablette ou sur smartphone, vous pourrez avoir accès à toutes vos factures à tout moment, et ce, même hors connexion. En outre, ces logiciels peuvent être utilisés simultanément.
Nécessaire et obligatoire, la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises de tous secteurs confondus. Cette mesure vous permet de réduire efficacement les coûts, les délais de paiement, etc. Vous ne risquez plus de faire d'erreurs de saisie et pourrez connaître à tout moment les factures envoyées, payées et impayées. Le recours à un logiciel de devis et de factures vous permet de créer rapidement et efficacement vos factures. De plus, il sera plus facile d'assurer le suivi des documents